PDCA

O PDCA ou Ciclo de Deming é uma metodologia de gerenciamento que tem como objetivo a melhoria de processos de forma constante. Esse ciclo se baseia em quatro etapas: planejar (plan), fazer (do), checar (check) e agir (act).

Para se adaptar às mudanças de mercado, ganhar eficiência, acelerar a produtividade e satisfazer as necessidades dos clientes, é preciso ter método. Já conhecido entre os gestores há cerca de um século, o ciclo PDCA é ainda muito utilizado e pode contribuir fortemente para a otimização dos processos de sua empresa.

Quer entender melhor sobre as etapas desse ciclo e como ele pode ser aplicado ao seu negócio?

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O que é o ciclo PDCA?

PDCA é uma sigla em inglês para Plan (planejar), Do (fazer), Check (checar) e Act/Adjust (agir ou ajustar).

O conceito de PDCA, portanto, está ligado a um processo de melhoria contínua, que deve ser aplicado nessas quatro etapas, que são executadas de forma cíclica, com o objetivo de acelerar e aprimorar a qualidade de produtos ou processos.

O ciclo PDCA é uma ferramenta?

Também chamado de ciclo de Deming ou ciclo de Shewhart, o PDCA é uma metodologia que pode ser aplicada em qualquer processo empresarial (ou até mesmo na vida pessoal) que precise de um aprimoramento constante.

O método PDCA foi desenvolvido nos anos 20 e ganhou mais visibilidade nos anos 50, quando o pai da gestão de qualidade, William Edwards Deming, implantou a lógica de planejar, executar, analisar e corrigir um grande projeto: a reconstrução da infraestrutura industrial japonesa, após a Segunda Guerra Mundial.

Por que é conhecido como um ciclo?

Um sistema linear reconhece o último passo como finalizado e não é essa a lógica do PDCA. Um ciclo de melhoria contínua, como propõe, é baseado na repetição e nas tentativas sucessivas de otimização dos processos.

O trabalho de PDCA é recorrente, ou seja, durante todo o processo é preciso planejar, executar, medir os resultados, analisá-los, encontrar melhorias, colocá-las em prática para, em seguida, começar um novo ciclo.

P: Plan ou Planejar

O primeiro passo quando se deseja otimizar um processo, melhorar uma entrega ou um produto é planejar. É preciso que os objetivos estratégicos da empresa, bem como as expectativas do cliente, estejam alinhados para cumprimento dos passos seguintes.

• Inicialmente, é preciso fazer um diagnóstico para identificar os problemas existentes, definir as prioridades do que precisa ser melhorado ou até detectar novas oportunidades.

• Com o objetivo estipulado, deve-se destrinchá-lo em metas possíveis e tangíveis. Aqui é importante fazer um levantamento de dados e informações para que se possa determinar o escopo de trabalho.

• Com a equipe reunida, é hora de colocar o planejamento no papel: crie um plano de ação com atividades a serem desempenhadas para que as metas sejam cumpridas; defina prazos e um cronograma de realização e nomeie responsáveis.

• Defina também indicadores-chave de desempenho que são métricas a serem analisadas nas etapas seguintes.

D: Do ou Fazer

Agora é o momento de colocar o planejamento em prática. Para que a equipe possa executar o que está descrito no plano, é interessante que se faça um treinamento específico.

Durante a execução, procure também coletar dados para que seja possível monitorar o processo e mensurar os resultados. Registre-os independentemente se forem positivos ou negativos.

C: Check ou Checar

Agora, analise os resultados. É importante aqui ter parâmetros objetivos e quantitativos, para que se possa de fato verificar a melhoria do processo, do padrão de qualidade e compará-los com ciclos anteriores.

É nessa etapa que você poderá identificar problemas ou falhas no processo, que poderão ser ajustadas posteriormente.

A: Act ou Agir

A letra “A” da sigla PDCA também pode significar adjust ou “ajustar” e consiste nas ações a serem implementadas para corrigir as falhas detectadas no passo anterior. Neste momento, é possível apontar soluções para os problemas e, em seguida, refazer o planejamento considerando os novos resultados.

Nesta fase, há duas situações:

• Se o resultado esperado foi alcançado, pode servir como referência para outros processos e setores da empresa ou outras unidades, por exemplo.

• Se o resultado ficou aquém da expectativa, ele deve ser analisado para que sejam encontradas novas soluções.

É importante dizer que o mercado é muito dinâmico, inovações tecnológicas são criadas a todo tempo e é muito difícil que um padrão que deu certo seja consolidado como definitivo. Mesmo se a estratégia deu certo, é provável que tenha algo a se melhorar, entrando novamente no ciclo PDCA.